南宁桂国会议承接中国有关单位赴越南办会会务组织服务 |
一、会议服务基础: * 服务专业系统化:我们在赴越办会服务方面的专业性是您会议成功的保证。从前期的咨询服务、会议策划设计服务到后期的 会议现场操作与实施,每一步环节都有严细缜密的预案与应急方案,并有专门的会议服务专员将跟踪服务与您的整个会议过程。科学系统的会议服务规程,使我们将会议服务上升到会议服务产品的高度,一切皆有明确的会议服务标准,保证您的会议的质量与效果,达到并超越您所预期的会议效果。 * 价格透明有效化:我们直观透明的会议服务分项价格明细表,让您以更经济的会议预算享受更超值的会议服务;我们长久以来在行业内的良好口碑及丰富经验,使我们在会议服务领域,与同行间的性价比比较是非常高的,这体现在会议服务中所需的现场支持、会议酒店住宿、会场、会议设备、会议交通、会议礼品的制作、与会议文件的印刷等等各个环节,使您的资金更有效地被利用。 *企业信誉核心化:从1998年开始,我们就开始服务于中越两国商界之间在各行业范畴的大中型企业,在企业与企业之间、企业与客户之间、企业内部建设中扮演了重要的中间角色,具有良好的口碑与信誉,拥有不断增加的朋友式的客户与合作伙伴群体。 * 合作网络多元化:我们在越南合作伙伴网络化基础与发展方向,使我们在中越两国各地都拥有大批良好的服务合作伙伴,在会议服务、旅游、酒店、交通、舞台搭建、礼品、印刷等领域都有成熟可靠的会议服务供应商。 * 队伍年轻活力化:我们的会议服务队伍专业、年轻、思维活跃,将会成为您在事业成功的道路上不可缺少的伙伴。面对机遇与挑战,汇智同创将以专业的策划推广,严格的操作管理和卓越的服务水平,随时为客户提供热情、周到、专业的会议服务、商务旅游、会议旅游、展览展示、专业灯光音响服务、大型活动、多媒体产品、礼品、专业印刷等诸多会议相关项目。为中国与越南新技术交流与推广以及为企事业和用户搭建起相互交流与合作的桥梁。 二、会议举办形式: 1. 中国(某官方单位、某行业、某商协会)-越南经贸合作洽谈会、研讨会、论坛等 2. 中国(某行业、某公司)商品出口越南推介与采购会 3. 中国(某行业、某商协会、某公司)年会与越南市场拓展会 4. 中国新技术新产品(或专利产品)越南推广会 5. 中国(某行业、某商协会、某公司)越南商品采购会 6. 中国(某行业、某商协会、某公司)越南专项学术交流会/经验交流会 7、中国(某行业、某商协会、某公司)越南推广活动周 8、中国(某行业、某商协会、某公司)越南投资合作洽谈会 9、其它:文化交流会、培训班、集团公司董事会、奖评会、客户联谊会、员工奖励会等。
三、举办地点(可选择在其中一个城市推介或在两个城市巡回举办): 1. 越南首都河内:越南政治、经济、文化、金融中心,是越南第二大城市,是越南北方经济圈最大经济活动中心。
2. 越南胡志明市:越南第一大城市、越南商业中心、也是越南最大的经济活动中心。 四、会议服务基本框架: 1、在举办地适合的高级商务场所举办,并进行场地特装和周围景观装饰。 注明:高级商务场所可提供的服务:会议室、会客室、用餐服务、咖啡茶歇服务、舞台设计服务、投影仪和布幕租用服务、宽带上网服务、礼仪服务、表演服务、广告设计服务。 2、新闻发布会(1小时天)和会中举办记者采访专场会(1小时) 3、在专场会议举办前两周在越南一些主流媒体宣传广告(至少5种媒体) 4、 会议可选日程: 越南官方接洽见面会、产品或技术详细说明会、中越企业投资贸易合作对接会、对应行业和产品在越贸易环境介绍会(由越南商协会或行业主管政府部门主持)、越南投资环境介绍会(由越南外商投资管理政府部门主持) 5、客户商务交流酒会(自助式) 6、安排上门拜访一些最佳的目标客户,考察目标客户的实力和能力。 7、实地参观当地富有影响力的目标企业、参观典型工业区或有关项目。 自选服务项目: 1、举办越南市场产品准入和商标注册相关标准和政策介绍会(由越南有关政府管理机构主持) 2、在越南举办产品文化周 3、在越南河内和胡志明市两地连续进行巡回举办 3、举办配套文化艺术表演活动 4、举办配套现场娱乐抽奖活动 5、安排中国驻越南大使馆或领事馆商务参赞官员座谈,了解在越经商环境和风险。 6、安排与拓越市场成功的中国企业代表接洽,了解在越经商经验和心得。 …… 五、会议基本安排(中国境内和越南全境): ◇会场预约◇ 我们将根据你的需要,为您具体分析各种情况作出最完美的策划;我们将根据会议的级别,为您选择会议举办地;我们将根据会议对周边环境的要求,为您确定具体举办地点;我们将根据会议的具体情况,确定是否将会议划分为几个分会场,选择分会场的地点,并提前为您预约。 ◇负责会场的布局,设备安装调试◇ 我们将根据会议的具体情况,为您设计并安排会场的布局,细致周到地设计好所有的细节;我们将根据您的需要,为您提供会议所需要的所有设备,并提前安放在指定位置;我们将根据您的需要,提前为您调试好设备,并进行演练,确保会议的顺利进行。 ◇印刷材料的设计制作◇ 我们将为您的会议提供宣传册等印刷品设计、生产一条龙服务;我们将根据会议的具体需求,设计印刷品的样式、内容、选择图案;我们将会为您的印刷品指定专门的厂家生产以及印刷;我们将根据您的需要,提前把印刷品送到会场或指定位置. ◇参会者的接送◇ 我们将根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆;我们的专车将会提前在指定位置等待参会人员,把参会人员迅速、安全地送到会场或下榻酒店. ◇参会者的餐饮◇ 我们将根据参会人员的喜好,为您预定各种形式的餐会:西餐、中餐、自助餐、宴会等等;我们将根据参会人员的具体情况以及会场和下榻酒店的地点,为您推荐不同的用餐地点. ◇参会者业余时间的安排◇ 我们将根据参会人员的喜好,为您设计不同的休闲方式;我们可以为您设计专门的旅游线路,方便您的出行;我们将为您介绍下榻酒店附近的娱乐设施,供你选择. 六、会议组织工作基本流程: 会前工作:
1、与会议主办者洽谈。 2、向会议主办方提供在越南举办会议组织接待策划方案和报价。 3、邀请会议主办者实地考察会议举办场所(如需要)。 4、与会议主办者确认会议接待方案。 5、与会议主办者签订会议接待标准合同。 6、确认会议主办者预付会议订金事宜。 7、在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册。 8、准备会议资料(含代邀请越南相关政府机构、企事业单位和客户邀请、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。)
会中工作:
1、机场、码头、车站:专人、专车分批分时段按要求接站。 2、会议酒店现场:会议秘书分发会议资料,来客接待。 3、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。 4、会议秘书在会议接待(报到)处协助会务组确认和分发房间,确认VIP用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。 5、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。 6、提前确认会议代表(客户)的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。 7、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜(日程安排、房餐车导游等安排)。 8、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。 9、确认特殊客人(含领导、少数民族代表、VIP、残障代表及家属等)的安排及接待工作。 10、协调会议期间的交通工具的安排。 11、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。 会后工作:
1、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。 2、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。 3、与会议主办者的费用结算工作。 4、欢送代表工作。 (具体事宜请咨询)
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